Q.秘書業務とはなんですか?

A.

メインメニューにある【秘書業務】とは、年間を通じて業務を管理したり、今日やらなくてはならない作業を確認できる機能になります。

秘書業務はオプション機能になっています。
ご利用には別途ご契約が必要です。

使用前の準備。

秘書業務を利用するためには、事前に設定が必要になります。
設定はマスタで行いますが、 秘書業務オプションご契約後でなければ設定できません。

設定の場所は以下になります。

メインメニュー → 【マスタ】 → 【F11 会社情報】 → 【始業終業作業設定】

ここでは秘書業務で利用する条件を作成します。
条件は、コード・項目・数字・期間・前後・作業を組み合わせて作成します。

コード

他と重複しない数字を入力してください。
コードの変更や削除をした場合、既存のデータにも影響があります。

項目で利用できる条件

  • 車検
  • 点検
  • 誕生日
  • 自賠責期限
  • 任意保険期限
  • 消耗品交換予定日

数字で利用できる条件

数字は手入力で入力します。
【期間】の設定と組み合わせて、【1】【日】や【12】【ヶ月】などの条件になります。

期間で設定できる条件

  • ヶ月
  • 週間

前後で設定できる条件

作業で設定できる条件

  • ハガキを送る
  • 電話をする
  • 封書で送る
  • Eメールを送信する

以上を利用して、条件を作成します。

条件例:顧客の誕生日の1ヶ月前にハガキを送る。

  • コード: 他と重複しないもの
  • 項目:誕生日
  • 数字:1
  • 期間:ヶ月
  • 前後:前
  • 作業:ハガキを送る

このように設定をすることになります。

【秘書業務】で作業日程を設定する。

【秘書業務】では作業日程を基準にして、【始業終業作業設定】で準備した条件文を利用することになります。

作業日程では【いつから】~【いつまで】という形式で基準日を設定します。

例えば【1月1日】~【1月1日】と設定すれば、1日だけを基準とします。
【1月1日】~【1月31日】と設定すれば、月を全部基準とします。

上記の誕生日を迎える顧客リストの条件例の場合、作業日程で設定した基準日から1ヶ月後に誕生日を迎える顧客リストが表示されることになります。

リスト(印刷プレビュー)を表示する。

【F9 印刷】を押すと、まずはリスト(印刷プレビュー)が表示されます。

設定した作業日程に複数の条件が存在している場合、リストは条件ごとに表示されます。

例えば、車検と誕生日を抽出する条件が存在している場合、車検のリストが表示されたあと、【閉じる】と次の誕生日のリストが表示されます。

リストを確認して問題がなければ印刷プレビューの画面で【印刷】を押してください。

【始業終業作業設定】のコード順通りに印刷できません。

マスタ【始業終業作業設定】で 設定したコード順にはリストは作成されません。

リストが作成される順番は【項目】の順番になっています。

車検 → 点検 → 誕生日 → 自賠責期限 → 任意保険期限 → 消耗品交換予定

この順番でリストは作成されることになります。
【項目】の順番を変更することも出来ませんので、あらかじめご了承ください。




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